Privacyverklaring

Bij Van Baelen HR Services bvba (hierna "wij", "ons", "onze") met maatschappelijke zetel te 1910 Kampenhout, Leuvensesteenweg 281, ondernemingsnummer 0465.880.607, vinden wij privacy van persoonsgegevens belangrijk. Wij gaan binnen Van Baelen HR Services dan ook op een veilige en confidentiële wijze om met de persoonsgegevens die wij verzamelen.

Deze privacyverklaring omschrijft welke persoonsgegevens wij verwerken, op welke basis wij deze verwerken en waarom we deze verwerken. Wij omschrijven ook de beveiligingsmaatregelen die wij nemen teneinde de persoonsgegevens te beschermen.

U wordt uitgenodigd om deze privacyverklaring te lezen, zodat u het beleid dat Van Baelen HR Services op dit vlak heeft begrijpt. Wanneer u met deze privacyverklaring akkoord gaat, geeft u ons de goedkeuring om uw persoonlijke gegevens te verwerken overeenkomstig de bepalingen in deze verklaring, zoals hieronder aangegeven.

U kan via email in contact treden met ons op het adres: frank.vanbaelen@scarlet.be

Wij houden het recht voor om deze privacyverklaring naar eigen goeddunken en om het even wanneer te wijzigen, zonder dat hiervoor enige voorafgaande verwittiging dient te gebeuren.

Wij volgen ter zake de bepalingen van de Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EU, hierna genoemd 'GDPR'. Voorts zullen wij er zorg voor dragen dat wij in de mate van het mogelijke ons confirmeren aan de bepalingen van de uitvoeringsbesluiten die genomen worden naar aanleiding van de voormelde wetgeving.

Op wie is deze privacy policy van toepassing?

Deze policy is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens van:

personen die zich kandidaat gesteld hebben ofwel rechtstreeks bij Van Baelen HR Services ofwel indirect via de klant/opdrachtgever voor een vacature
personen die kandidaat gesteld hebben bij Van Baelen HR Services via een spontane sollicitatie
personen die in dienst zijn bij een opdrachtgever
klantgegevens en potentiële klantgegevens
eventueel stagiairs of personen met wie men een overeenkomst heeft afgesloten als werknemer

Waarvoor worden de persoonsgegevens gebruikt?

De gegevens worden gebruikt om onze diensten te kunnen verlenen.

In het kader van werving en selectie betekent dit concreet om de geschiktheid van de kandidaat na te gaan, kandidaten te helpen bij het vinden van een geschikte job, met kandidaten kunnen communiceren over openstaande functies en de voortgang van eventuele sollicitaties, de gegevens van kandidaten kunnen bezorgen aan potentiële werkgevers, op voorwaarde dat de betreffende kandidaat daarvoor specifiek zijn toestemming gegeven heeft aan Van Baelen HR Services, om kandidaten op de hoogte te stellen van openstaande functies waarvan Van Baelen HR Services denkt dat ze de betreffende kandidaat zouden kunnen interesseren, om kandidaten feedback te vragen over de diensten van Van Baelen HR Services, de verplichtingen van Van Baelen HR Services te kunnen naleven en om te beantwoorden aan procedurale verplichtingen.

In het kader van HR-advies aan een opdrachtgever worden de gegevens bewaard om de gevraagde dienstverlening te kunnen bieden.

Met betrekking tot klanten (organisaties) en potentiële klanten om hun informatie te kunnen verstrekken aangaande relevante diensten en producten.

Doel van de verwerking

Van Baelen HR Services verwerkt persoonsgegevens voor diverse doeleinden. In het kader van werving en selectie om de geschiktheid van de kandidaat te kunnen nagaan, kandidaten te helpen bij het vinden van een job, met kandidaten te kunnen communiceren over openstaande functies en de voortgang van eventuele sollicitaties, gegevens van kandidaten te kunnen bezorgen aan potentiële werkgevers, op voorwaarde dat de betreffende kandidaat daarvoor specifiek de toestemming gegeven heeft aan Van Baelen HR Services, kandidaten op de hoogte te kunnen stellen van openstaande functies waarvan Van Baelen HR Services denkt dat ze betreffende kandidaat zouden kunnen interesseren, de verplichtingen van Van Baelen HR Services aan de klant te kunnen naleven wanneer de betreffende kandidaat een job aangeboden krijgt bij deze klant, om te beantwoorden aan procedurale voorschriften. De gegevens van opdrachtgevers en van zijn medewerkers worden verwerkt om de gevraagde dienstverlening (werving en selectie, HR-advies) te kunnen bieden en de klant feedback te vragen over de diensten van Van Baelen HR Services. Daarnaast worden persoonlijke gegevens verwerkt om wettelijke verplichtingen na te leven of om te beantwoorden aan eventuele redelijke vragen van bevoegde ordehandhavingsdiensten of -vertegenwoordigers, het gerecht en overheidsinstanties of -organisaties, waaronder de bevoegde gegevensbeschermingsinstanties. De persoonlijke gegevens kunnen worden verwerkt om er bepaalde statistische analyses op uit te voeren met het oog op het verbeteren van de diensten of het ontwikkelen van nieuwe diensten of producten.

Rechtsgrond van de verwerking

De verwerking van persoonsgegevens gebeurt door Van Baelen HR Services op basis van de volgende rechtsgronden:

de toestemming van de betrokkene
het kunnen voldoen aan de wettelijke verplichtingen
om onze opdracht als (erkend) bureau voor werving en selectie te kunnen uitoefenen
om onze opdracht als HR-adviseur te kunnen vervullen

Van Baelen HR Services zal aan de betrokkene, indien zij persoonsgegevens aan de betrokkene opvraagt, meedelen of de betrokkene al dan niet verplicht is om deze persoonsgegevens mee te delen en wat de gevolgen zijn als de betrokkene deze niet meedeelt aan Van Baelen HR Services.

Categorieën van ontvangers

Van Baelen HR Services kan de persoonsgegevens van betrokkene (sollicitanten, medewerkers) doorgeven aan de opdrachtgever. De gegevens van klantbedrijven of potentieel klantbedrijven worden nooit aan andere bedrijven doorgegeven.Wanneer wettelijk noodzakelijk zullen wij de persoonlijke gegevens doorgeven aan regelgevende instanties of ordehandhavingsdiensten. De persoonlijke gegevens worden enkel binnen de Europese Unie en de Europese Economische ruimte verwerkt.

Beveiliging van de gegevens

Om de persoonsgegevens te beveiligen worden er heel wat technische en organisatorische maatregelen om de beschikbaarheid, integriteit en bescherming van uw persoonlijke gegevens te garanderen genomen. De technische maatregelen omvatten onder meer systeembeveiliging, firewalls, versleuteling en toegangsbeheer. Op organisatorisch gebied wordt onder meer voor fysieke toegangsbeperking gezorgd.

Rechten van de betrokkene

De betrokkene heeft het recht om:

Al uw persoonlijke gegevens, die door Van Baelen HR Services werden verwerkt, inzage te krijgen in en op te vragen. Indien wettelijk toegestaan, is het mogelijk dat uw verzoek wordt geweigerd. In dat geval wordt u op de hoogte gesteld van de reden van weigering. Van Baelen HR Services behoudt zich het recht om voor om een administratieve vergoeding aan te rekenen indien er meermaals toegang wordt gevraagd en dit duidelijk als doel heeft om Van Baelen HR Services last te bezorgen of te benadelen.
Te vragen om foutieve persoonlijke gegevens kosteloos aan te laten passen. Indien een dergelijke vraag wordt ingediend, moet deze vergezeld zijn van een bewijs dat de te corrigeren gegevens daadwerkelijk fout zijn.
Ten alle tijden uw eerder gegeven toestemming voor het verwerken van uw persoonlijke gegevens in te trekken of om uw communicatievoorkeuren te laten aanpassen.
Te vragen dat uw persoonlijke gegevens worden gewist als deze niet langer nodig zijn voor de doeleinden zoals hoger omschreven in deze privacy-verklaring of indien de toestemming voor het verwerken wordt ingetrokken door de betrokkene. Een dergelijke vraag tot schrapping zal door Van Baelen HR Services worden geëvalueerd rekening houdend met:
- Hogere belangen van Van Baelen HR Services of een eventuele derde partij: en
- Wettelijke of regulatorische verplichtingen, of juridische of bestuurlijke bevelen die een dergelijke schrapping tegenspreken.

Indien u één of meer van de hierboven vermelde rechten wenst uit te oefenen, kunt u dit doen door een email te sturen naar: frank.vanbaelen@scarlet.be. Een email met daarin een verzoek om een bepaald recht uit te oefenen, kan niet worden geïnterpreteerd als een toestemming voor de verwerking van de persoonlijke gegevens, behalve in de mate die nodig is voor het verwerken van het verzoek. In een dergelijk verzoek moet duidelijk worden vermeld welk recht u wilt uitoefenen en, indien nodig, ook de reden hiervoor. Het verzoek moet zijn gedagtekend, ondertekend en vergezeld van een digitale scan van uw geldige identiteitskaart als bewijs van uw identiteit.

Voor klachten m.b.t. de verwerking van uw persoonlijke gegevens kan er steeds contact worden opgenomen met frank.vanbaelen@scarlet.be. Bij ontevredenheid over de reactie van Van Baelen HR Services kan er een klacht worden ingediend bij de bevoegde instantie voor de gegevens bescherming.